Tietosuojakäytäntö

Tietosuojaseloste (Privacy Policy)

BOTNOT OY / CHATBOTNOT
Päivitetty: 3.8.2025

1. Rekisterinpitäjä

BOTNOT OY (Y-tunnus: 3551491-7)
Osoite: Sukeltajantie 4 A 2, Lahti 15550
Sähköposti: asiakaspalvelu@chatbotnot.com

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Nimi: Karl Sepp
Sähköposti: kse@chatbotnot.com
Puhelin: +358406569608

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Sähköpostiviestinnän ulkoistuspalvelun tarjoaminen asiakasyrityksille.

  • Sopimuksen täytäntöönpano ja asiakassuhteen hallinta.

  • Palvelun kehittäminen ja laadunvarmistus (mahdollisuuksien mukaan anonymisoituna).

  • Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle:

  • Sopimus (GDPR Art. 6.1.b)

  • Lakisääteinen velvoite (GDPR Art. 6.1.c)

  • Oikeutettu etu (GDPR Art. 6.1.f)

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Palvelun luonteesta johtuen voimme käsitellä mm.:

  • Viestien lähettäjien ja vastaanottajien yhteystietoja (nimi, sähköpostiosoite)

  • Sähköpostiviestien sisältöä ja liitteitä

  • Lokitietoja käsittelytoimista (kuka käsitteli viestin ja milloin)

5. Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan:

  • Asiakasyrityksiltä ja heidän työntekijöiltään

  • Asiakasyritysten asiakkaiden sähköpostiviesteistä

  • Automaattisista järjestelmistä (esim. lokit ja integroinnit)

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja siirrot

  • Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman oikeusperustetta.

  • Palvelussa käytetään OpenAI API -integraatiota, joka sijaitsee EU:n tai ETA-alueen sisällä tai hyväksytyissä siirtokohteissa (GDPR:n mukaiset siirtomekanismit).

  • Kaikki siirrot tapahtuvat salattuna (TLS).

7. Tietojen säilytysaika

  • Sähköpostiviestit säilytetään enintään 30 päivää käsittelyn jälkeen, ellei laissa tai sopimuksessa toisin edellytetä.

  • Lokitiedot säilytetään 12 kuukautta.

  • Anonymisoituja tietoja voidaan säilyttää ja hyödyntää palvelun kehittämisessä ilman aikarajaa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Saada pääsy omiin tietoihinsa (tietopyyntö)

  • Pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista

  • Rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa: Tietosuojavaltuutetun toimisto)

9. Tietojen suojaus

  • Kaikki tiedonsiirto salataan (TLS)

  • Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työnsä puolesta

  • Käytössä on lokitus ja pääsynhallinta

10. Yhteydenotot

Tietosuoja-asioissa ota yhteyttä:
Karl Sepp
kse@chatbotnot.com
+358406569608